เทคนิคการเก็บข้อมูลงานวิจัยเชิงคุณภาพด้วยวิธีการสัมภาษณ์

แก้ ปัญหาเกี่ยวกับ         การได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบงานวิจัยเชิงคุณภาพ กรณีการจัดเก็บข้อมูลงานวิจัยเชิงคุณภาพด้วยการสัมภาษณ์เพื่อความถูกต้องและ เป็นเรื่องง่าย

ผู้เขียนมีประสบการณ์เกี่ยวกับงานวิจัยตั้งแต่สมัยกำลังศึกษาในระดับอุดมศึกษา เนื่องจากมีการเขียนผลงานทางวิชาการมาหลายฉบับ แต่ก็ยังประสบปัญหาเกี่ยวกับงานวิจัยอยู่พอสมควร กล่าวคือ คำว่า “วิจัย” เป็นคำที่ใหญ่ และ “แสลงใจ” เป็นเรื่องยาก ซับซ้อน และวุ่นวาย ซึ่งเชื่อว่าหลายคนที่กำลังจะเข้าสู่กระบวนการวิจัย ไม่ว่าจะเป็นงานวิจัยในห้องเรียน งานวิจัยชุมชน หรือแม้กระทั้งการศึกษาวิจัยเพื่อทำผลงานทางวิชาการ ทุกคนต่างก็กลัวงานวิจัยมากเช่นกัน ไม่กล้าทำ ไม่กล้าคิด และไม่กล้าลงมือปฏิบัติ  อาจเป็นผลมาจาก บุคคลเหล่านั้นไม่คุ้นชินกับวิธีทางการวิจัย โดยเฉพาะคำศัพท์ทางการวิจัย เช่น ระเบียบวิธีวิจัย การวิจัยเชิงปริมาณ การวิจัยเชิงคุณภาพ และการไม่เข้าใจความหมายของคำที่ลึกซึ้ง อาจเป็นสาเหตุหนึ่งของความกลัวการวิจัยก็อาจเป็นไปได้  แม้กระทั่งคำสองคำที่เราคุ้ยเคย คือคำว่า “วิจัยเชิงปริมาณ และ “วิจัยเชิงคุณภาพ” เมื่อปี พ.ศ. ๒๕๕๗ ผู้เขียนรับผิดชอบงานวิจัยของศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี ถือว่าเป็นภารกิจสำคัญของหน่วยงานที่ต้องมีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง พร้อมขับเคลื่อนงานวิจัยให้ก้าวสู่การเป็น Smart College จึงไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเขียนงานวิจัยได้เลย ซึ่งผู้เขียนได้เข้ารับการฝึกอบรมการเขียนรายงานวิจัย เพื่อพัฒนาทักษะในการเขียนงานวิจัย และเข้าร่วมเป็นคณะศึกษาวิจัยรูปแบบการทำงานพัฒนาชุมชนในสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง โดยเป็นงานวิจัยเชิงคุณภาพที่ใช้วิธีการเก็บข้อมูลด้วยการสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง แต่สถานการณ์ที่ผ่านมา พบว่า นักวิจัยส่วนใหญ่ยังไม่สามารถเขียนรายงานวิจัยได้อย่างถูกต้องตามระเบียบวิธีวิจัย ความเข้าใจที่ถูกต้องในการจัดเก็บข้อมูลวิจัยเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้งานวิจัยยังมีความไม่สมบูรณ์ ส่งผลให้เอกสารงานวิจัยที่ผ่านมายังขาดความสมบูรณ์อีกมาก รวมทั้งยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์อย่างได้แท้จริง ดังนั้นผู้เขียนมีประสบการณ์ในการสัมภาษณ์เพื่อศึกษาวิจัย ทำให้พบปัญหาที่เกิดขึ้นมากมาย จึงขอนำเสนอความรู้เรื่อง เทคนิคการเก็บข้อมูลงานวิจัยเชิงคุณภาพด้วยวิธีการสัมภาษณ์ เพื่อเป็นเครื่องมือสำคัญให้บุคลากรของกรมการพัฒนาชุมชนทุกระดับได้นำไปปรับใช้ภายใต้บริบทที่แตกต่างกัน โดยมีเทคนิค วิธีการ และปัจจัยแห่งความสำเร็จ ดังนี้

           การสัมภาษณ์เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีการนำมาใช้บ่อยในการวิจัย โดยทั่วไปการสัมภาษณ์แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง และการสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง ในที่นี้เน้นในส่วนของการสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง ซึ่งถือว่าเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีการใช้บ่อยในการวิจัยเชิงคุณภาพ เพราะเป็นการสัมภาษณ์ที่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดลึกซึ้ง เป็นการสัมภาษณ์แบบเปิดกว้าง ไม่มีการกำหนดประเด็นคำถามตายตัว และไม่จำกัดคำตอบ บางครั้งจึงเรียกว่า การสัมภาษณ์แบบไม่เป็นทางการ เนื่องจากเป็นการสัมภาษณ์ที่มีความยืดหยุ่นสูง มีอิสระในการตั้งประเด็นคำถาม สามารถเจาะลึกเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีรายละเอียดดีที่สุด ทั้งนั้นความพึงพอใจต่อข้อมูลที่ได้ก็ขึ้นอยู่กับนักวิจัยว่าต้องการข้อมูลมากน้อยเพียงใด

การ เก็บข้อมูลงานวิจัยด้วยวิธีการสัมภาษณ์นั้น นักวิจัยต้องเป็นผู้ฟังที่ดี ฟังอย่างตั้งใจ มีพฤติกรรมตอบสนองต่อคำพูดของผู้ถูกสัมภาษณ์ในเชิงกระตุ้นให้พูดต่อ หากยังไม่ได้ข้อมูลตรงประเด็นที่ต้องการให้ใช้ความเงียบเป็นสิ่งกระตุ้น เพื่อให้ได้คำตอบ ในกรณีเรื่องที่กำลังสนทนาเป็นเรื่องที่สะเทือนอารมณ์ และผู้ให้แสดงอารมณ์ เช่น ร้องไห้ เสียใจ นักวิจัยควรประคับประคองอารมณ์ด้วยการแสดงความเข้าใจและปลอบโยน แต่ต้องระมัดระวังที่จะไม่ให้แสดงบทบาทข้ามไปสู่การเป็นผู้แก้ปัญหาทาง อารมณ์ เพราะอาจจะทำให้สัมพันธภาพเปลี่ยนไปได้ นักวิจัยต้องแสดงความเป็นกลางอย่างเคร่งครัดในการสัมภาษณ์ โดยหลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นส่วนตัวของนักวิจัยต่อประเด็นที่กำลังสนทนา  เพศ วัย และภูมิหลังของนักวิจัยมีผลต่อการสัมภาษณ์ ในกรณีประเด็นที่สัมภาษณ์เป็นเรื่องค่านิยมทั่วไป หรือเหตุการณ์ในอดีตที่ไม่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์เฉพาะตัว เพศ วัย และภูมิหลังของนักวิจัยไม่มีผลต่อการสัมภาษณ์เท่าใดนัก แต่ในกรณีที่เป็นเรื่องเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับค่านิยม โดยเฉพาะเรื่องที่สังคมยังไม่ให้การยอมรับ กรณีนี้ เพศ วัย และภูมิหลังของนักวิจัยจะมีผลต่อการสัมภาษณ์มาก ดังนั้นนักวิจัยต้องพิจารณาว่าประเด็นสัมภาษณ์คืออะไร ควรใช้นักวิจัยแบบใด เพศใดไปสัมภาษณ์ นอกจากนี้การสัมภาษณ์ที่ได้รับการร่วมมืออย่างดีนั้น ผู้ถูกสัมภาษณ์ต้องยินดีสนทนาด้วยและทราบว่าข้อมูลนั้นเป็นประโยชน์ ขณะเดียวกันก็ไม่ส่งผลร้ายต่อผู้ถูกสัมภาษณ์เอง ดังนั้นนักวิจัยต้องยืนยันถึงสิ่งเหล้านี้ด้วยการแจ้งวัตถุประสงค์และเป้า หมายของการวิจัยให้ชัดเจน โดยแสดงความน่าเชื่อถือว่าข้อมูลจะถูกเก็บเป็นความลับ และมีการยืนยันถึงความยินดีในการให้ข้อมูล และการบันทึกเสียงด้วยการแสดงความยินยอม อาจจะใช้การขออนุญาตด้วยวาจา หรือลายลักษณ์อักษร แล้วแต่ความเหมาะสมของสถานการณ์นั้นๆ

  ใน การสัมภาษณ์เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลในการวิจัยเชิงคุณภาพไม่ได้มีขั้นตอนที่ เป็นสูตรสำเร็จที่ต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัดแต่ประการใด นอกจากนั้นนักวิจัยแต่ละท่านอาจจะมีวิธีการเริ่มต้นเป็นขั้นตอนที่แตกต่าง กันก็ได้ ขั้นตอนในการสัมภาษณ์ในที่นี้จึงเป็นการนำมาเพื่อเป็นประโยชน์ในการพิจารณา ดำเนินการให้สำเร็จลุล่วงด้วยดี การสัมภาษณ์ทุกครั้งจึงต้องมีจุดมุ่งหมายชัดเจน นักวิจัยและผู้ถูกสัมภาษณ์จะต้องมีสัมพันธภาพที่ดี จึงคาดหวังได้ว่าจะได้คำตอบที่เป็นข้อเท็จจริงมากที่สุด ดังนั้นผู้เขียนขอนำเสนอ ขั้นตอนในการสัมภาษณ์เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลในการวิจัยเชิงคุณภาพ ประกอบด้วย

   ๑. ขั้นการเตรียมความพร้อม หลังจากที่นักวิจัยทราบแล้วว่า งานวิจัยครั้งนี้ต้องการศึกษาอะไร จากผู้ใด นักวิจัยจะเริ่มเข้าใจชัดเจนแล้วว่า ผู้ที่นักวิจัยจะต้องไปสัมภาษณ์นั้นคือใครบ้าง และต้องการจะรู้เรื่องราวประเภทใดบ้าง จะต้องมีการจัดเตรียมความพร้อมอุปกรณ์ที่ใช้ เช่น สมุดบันทึก ปากกา เครื่องบันทึกเสียง กล้องบันทึกภาพ และอื่นๆที่จำเป็น หากมีผู้ช่วยนักวิจัยจะต้องมีการซักซ้อมคำถามผ่านการฝึกทำบทบาทสมมติ เพื่อสร้างความมั่นใจก่อนการสัมภาษณ์ด้วย  สิ่งที่สำคัญของนักวิจัย คือ ต้องเตรียมแนวทางการสัมภาษณ์ ซึ่งเน้นประเด็นสำคัญ และเป็นคำถามปลายเปิดที่มุ่งเน้นผู้ถูกสัมภาษณ์อธิบายให้ความเห็น และเล่าถึงประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นนั้นๆได้อย่างชัดเจน ซึ่งไม่ควรยาวเกิน ๑ หน้ากระดาษ และขณะดำเนินการสัมภาษณ์จะมีเนื้อหาสาระอื่นๆ ที่ไม่มีอยู่ในแนวทางการสัมภาษณ์ แต่นักวิจัยเห็นว่ามีความสำคัญเกี่ยวเนื่องสามารถนำมาอธิบายความหมาย และทำความข้าใจในประเด็นที่ศึกษาได้ นักวิจัยควรดึงประเด็นเหล่านั้นขึ้นมาสนทนา และขอให้ผู้ถูกสัมภาษณ์อธิบายเพิ่มเติมได้ด้วย  โดยพื้นฐานที่สุดนักวิจัยจะต้องอ่อนไหวฉับไวในการรับรู้ และให้ความเคารพต่อผู้ถูกสัมภาษณ์ ต้องหาแนวทางให้การสัมภาษณ์เป็นไปโดยบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย การลงมือสัมภาษณ์จริงอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนไปตามความเหมาะสมกับสถานการณ์ บ่อยครั้งที่นักวิจัยจะพบสถานการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์เตรียมเอาไว้ บางครั้งประสบการณ์ที่สั่งสมไว้ของนักวิจัยจะเป็นสิ่งที่ช่วยให้มีวิจารณญาณ การตัดสินใจที่ถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น

   ๒. ขั้นการเลือกวิธีบันทึกข้อมูล การบันทึกข้อมูลเป็นสิ่งที่ดำเนินการโดยอุปกรณ์ประเภทต่างๆ การใช้เครื่องมือบันทึกข้อมูลก็เพื่อจะเก็บรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะกระทำได้ การใช้เทปบันทึกเสียงเรา อาจจะได้คำพูดแทบทุกคำ การใช้กล้องบันทึกภาพ เราจะได้ทั้งภาพและคำพูด แต่นักวิจัยควรมีการจดบันทึกขณะสัมภาษณ์ เพื่อเป็นการป้องกันปัญหาไว้อีกชั้นหนึ่ง ในกรณีที่เครื่องบันทึกเสียงเกิดความขัดข้องทางเทคนิค ในการจดบันทึกการสัมภาษณ์มีข้อเสนอแนะบางประการ เพื่อที่จะช่วยให้นักวิจัยสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์ได้อย่างมีคุณภาพที่สุด ดังนี้

          - การเริ่มจดบันทึกการสัมภาษณ์แต่ละราย ควรเริ่มต้นแต่ละกรณีที่หน้ากระดาษใหม่ทุกครั้ง โดยมีการระบุวันที่ เวลา และสถานที่ที่สัมภาษณ์

          - ในการจดให้นักวิจัยใช้ช่องไฟระหว่างบรรทัดห่างๆ เพื่อกันที่ไว้สำหรับแก้ไข เพิ่มเติมสิ่งที่  ตกหล่นไป รวมทั้งใช้การจดคำสั้นๆ ที่นักวิจัยสามารถเกิดความเข้าใจ

          - พยายามจดบันทึกให้เป็นรูปธรรม ครบถ้วนสมบูรณ์ และสามารถเข้าใจได้ง่ายที่สุด เท่าที่จะกระทำได้ และจดบันทึกคำพูดของผู้ถูกสัมภาษณ์และพฤติกรรมของผู้ถูกสัมภาษณ์ลงไปด้วย

          - นักวิจัยไม่ควรจะสนทนาพูดคุยกับผู้อื่นหลังการสัมภาษณ์ จนกว่าจะบันทึกการสัมภาษณ์ เสร็จลง และอ่านทบทวนบันทึกที่จดเอาไว้ซ้ำๆบ่อยๆ เพื่อให้สามารถแตกความคิดออกมาเพิ่มเติมในภายหลังได้

๓. ขั้นดำเนินการสัมภาษณ์ นักวิจัยจะต้องพยายามสร้างสัมพันธภาพในการวิจัยกับผู้ถูกสัมภาษณ์ สร้างความไว้วางใจ และความสัมพันธ์อันดีต่อกันกับผู้ถูกสัมภาษณ์ เริ่ม จากการแนะนำตนเอง ชี้แจงวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ และชักชวนผู้ถูกสัมภาษณ์พูดคุย เพื่อทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกผ่อนคลายและทำให้เกิดบรรยากาศของความเป็นกัน เอง ในขณะดำเนินการนักวิจัยจะต้องทำตัวตามสบายและเป็นธรรมชาติให้มากที่สุด เพื่อไม่ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกเกร็งหรือหวาดระแวง ใช้ภาษาที่มีความเข้าใจตรงกันทั้ง ๒ ฝ่าย หรือใช้ภาษาถิ่นของผู้ถูกสัมภาษณ์ยิ่งจะช่วยให้เกิดความเป็นกันเองและทำให้ การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่น  ในระหว่างการสัมภาษณ์ นักวิจัยต้องพยายามอธิบายให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เข้าใจประเด็นต่างๆที่เกี่ยวข้อง กับหัวข้อการวิจัย ควรถามทีละคำถาม โดยมีสาระการถามเพียงหนึ่งสาระในแต่ละคำถาม ต้องสื่อสารให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เข้าใจว่า เรากำลังฟังอยู่อย่างตั้งใจ เช่น ประสานสายตา แสดงสีหน้าที่เหมาะสม พยักหน้า ถามย้ำเป็นระยะหรือเมื่อฟังไม่ถนัดหรือไม่ชัดเจน ให้ความเห็นสะท้อนในจังหวะที่เหมาะสม นอกจากนี้จะต้องใช้เวลาที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ให้ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และจะต้องให้ความสำคัญกับข้อมูลด้านความคิด ความเชื่อ ค่านิยม และแบบแผนการดำเนินชีวิตเป็นพิเศษ เพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับการสัมภาษณ์ในครั้งต่อไป

๔. ขั้นกระบวนการเก็บข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ การสัมภาษณ์ส่วนใหญ่มักจะไม่สัมภาษณ์เพียงครั้งเดียวนักวิจัยจะต้องมีการสัมภาษณ์มากกว่า ๒ ครั้ง ดังนั้นในการสิ้นสุดการสัมภาษณ์ในแต่ละครั้ง จะต้องมีการแสดงความขอบคุณแก่ผู้ถูกสัมภาษณ์ และเตรียมกรุยทางไว้สำหรับการพบปะในโอกาสต่อไปด้วย รวมทั้งอาจจะมีของที่ระลึกเพื่อสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ถูกสัมภาษณ์ หลังจากนี้นักวิจัยจะต้องมาสะท้อนข้อมูลหลังการสัมภาษณ์ว่า ข้อมูลเท่าที่สัมภาษณ์มานี้เป็นข้อมูลที่สอดคล้องกับการศึกษาวิจัยครั้งนี้หรือไม่ จะต้องทำอะไรต่อไปเพื่อจะได้ข้อมูลที่ลึกซึ้งขึ้น และสิ่งที่ผู้ถูกสัมภาษณ์บอกกับเรานั้นเป็นจริงเพียงใด เพื่อเป็นการทบทวน ข้อสันนิษฐานในการวิจัย ใช้เป็นแนวทางในการวิเคราะห์ข้อมูล และเป็นแนวทางแก้ไขการเก็บข้อมูลในครั้งต่อไป

เทคนิค ดังกล่าวข้างต้น เกิดจากผู้เขียนได้สั่งสมประสบการณ์ในการแสวงหาความรู้จากตำราต่างๆ เพื่อนำมาใช้ในการเขียนงานวิจัย ปัญหาอุปสรรคที่ได้รับจากการเก็บข้อมูลวิจัยในพื้นที่เป้าหมาย และจากการรับผิดชอบงานวิจัยของศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี รวมทั้งผู้เขียนร่วมเป็นส่วนหนึ่งของคณะวิจัยในการศึกษาวิจัยของสถาบันการ พัฒนาชุมชน มีโอกาสในการเก็บข้อมูลวิจัยด้วยการสัมภาษณ์ จนทำให้เขียนรายงานวิจัย เป็นเอกสารวิจัยที่สมบูรณ์และสามารถเผยแพร่สู่สาธารณชนได้ ดังนั้นเทคนิคทั้งหมดนี้ล้วนเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่นักวิจัย เชิงคุณภาพ จะต้องฝึกฝน ทบทวน และนำไปใช้ปฏิบัติ เพื่อให้สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการเก็บข้อมูลงานวิจัยเชิงคุณภาพด้วยวิธี การสัมภาษณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ  หากนักวิจัยรู้เทคนิคและหลักการก็จะช่วยให้การดำเนินการจัดเก็บข้อมูลวิจัย นั้นง่ายขึ้น ทำให้เปลี่ยนมุมมองของคำว่า “วิจัย” เป็นคำที่เล็ก และ “ถูกใจ” เป็นเรื่องง่าย น่าสนใจ และสนุกสนานอีกด้วย 

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้บันทึกองค์ความรู้

ชื่อเจ้าของความรู้         นายณัฐวุฒิ  เหมากระโทก   นักทรัพยากรบุคคล (พนักงานราชการ)

สถานที่ทำงาน             ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี  (ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคล)

ติดต่อได้ที่                  โทรศัพท์: ๐๘๐-๗๒๕๗๐๓๔     

E-mail:                     nattawutcdd@gmail.com
***ท่านสามารถดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cddudonthani.com/site/2016-06-20-03-25-32/km-corner/download/2-km/29-km

เทคนิคการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรม หลักสูตรผู้นำการพัฒนา

แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับ  การได้รับมอบหมายให้เป็นเจ้าหน้าที่บริหารโครงการฝึกอบรมสำหรับหลักสูตรผู้นำการพัฒนา

ส่วนนำ

กรมการพัฒนาชุมชน มอบหมายให้ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี ดำเนินการฝึกอบรมผู้นำชุมชน หลักสูตรผู้นำการพัฒนา ตั้งแต่ปี ๒๕๕๑ ถึงปัจจุบัน  เพื่อให้ผู้นำได้พัฒนาศักยภาพและเป็นกำลังหลักในการขับเคลื่อนการดำเนินงานพัฒนาชุมชน  โดยเน้นการสร้างผู้นำที่มีภาวะผู้นำ มีคุณธรรม/จริยธรรม ในการขับเคลื่อนงานในภาคประชาชน ขับเคลื่อนแผนชุมชน ตลอดจนงานพัฒนาด้านต่าง ๆ ในชุมชน

ในปีงบประมาณ ๒๕๕๙ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนอุดรธานี ได้ดำเนินโครงการพัฒนาศักยภาพผู้นำชุมชนเพื่อเสริมสร้างความเข้มแข็งของชุมชน หลักสูตรผู้นำการพัฒนา ประจำปี ๒๕๕๙ จำนวน ๑๗ รุ่น ผู้เขียนได้รับมอบหมายจากท่านเชิดทวี สูงสุมาลย์ หัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคล ให้เข้ามามีบทบาทในการเป็นผู้รับผิดชอบการบริหารโครงการฝึกอบรมหลักสูตรดังกล่าว ถือว่าเป็นโครงการที่มีความสำคัญโครงการหนึ่งของกรมการพัฒนาชุมชน ได้รับการจัดสรรงบประมาณจำนวนมาก และเป็นโครงการที่ผู้เขียนไม่มีประสบการณ์ในการบริหารจัดการโครงการ รวมทั้งโครงการดังกล่าวทางกรมฯมีนโยบายให้เร่งดำเนินการให้แล้วเสร็จในช่วงไตรมาสแรกของปีงบประมาณ ทำให้ในช่วงดำเนินโครงการในระยะแรก พบปัญหาหลายประการที่จะกระทบต่อการบริหารโครงการ เช่น

-          ระยะเวลาของการประชุมทีมวิทยากรมีน้อยมาก

-          การประสานงาน/การทำหนังสือแจ้งจังหวัดล่าช้า

-          ความกังวลเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายที่เข้าร่วมโครงการจะไม่ครบตามตัวชี้วัดโครงการ

-          ระยะเวลาในการเตรียมสถานที่ในการฝึกอบรมมีน้อยมาก

-          การเตรียมอาคารหอพักยังไม่มีความพร้อม ๑๐๐ % เนื่องจากมีการใช้อาคารหอพักหลังใหม่

-          การจัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ในการฝึกอบรม

-          ปัญหาในปีที่ผ่านมา ผู้เข้าอบรมไม่รู้จักสถานที่ตั้งของศูนย์ศึกษาฯ ทำให้เดินทางมาถึงสถานที่อบรมไม่ทันกำหนดการลงทะเบียน/รายงานตัว

ส่วนขยาย

การฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา จะประสบผลสำเร็จและมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับการเตรียมงานที่ดีเป็นสำคัญ จากประสบการณ์ในการดำเนินโครงการ ผู้เขียนขอนำเสนอ ปัจจัยความสำเร็จในการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา  ซึ่งเป็นองค์ความรู้ที่สั่งสมจากประสบการณ์ในการปฏิบัติงาน และการเรียนรู้จากหัวหน้าฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคลที่ท่านได้สอนแนะงานในด้านการบริหารโครงการฝึกอบรมดังกล่าว ซึ่งสามารถอธิบายถึงขั้นตอนที่นำมาปฏิบัติงานสำหรับการเตรียมงานก่อนการฝึกอบรม ซึ่งมีกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องดำเนินการ ดังนี้

     ๑. เมื่อได้รับการหนังสือสั่งการจากกรมฯเกี่ยวกับการดำเนินโครงการฝึกอบรม ให้มีการประชุมเจ้าหน้าที่ศูนย์ศึกษาฯ เพื่อรับทราบแนวทางการดำเนินโครงการร่วมกัน

     ๒. สถาบันการพัฒนาชุมชน มีการประชุมเตรียมความพร้อมทีมวิทยากรของแต่ละศูนย์ศึกษาฯ เพื่อกำหนดแนวทางการพัฒนาหลักสูตร และซักซ้อมทีมวิทยากรสอนในแต่ละรายวิชา

     ๓. ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชน จัดประชุมทีมงาน เพื่อกำหนดแผนการดำเนินงานฝึกอบรม โดยส่งรายละเอียดว่าจะเริ่มดำเนินการในช่วงใด จำนวนรุ่นที่ได้รับจัดสรร และในแต่ละรุ่นจะฝึกอบรมจังหวัดอะไรก่อน-หลัง จากนั้นทำหนังสือแจ้งกลับไปยังสถาบันการพัฒนาชุมชน เพื่อกรมฯทำหนังสือสั่งการมายังจังหวัดอีกครั้ง

     ๔. ประชุมทีมวิทยากรกำหนดตารางการฝึกอบรม และปรับหลักสูตรให้มีความเหมาะสม มีการจัดเรียงลำดับหัวข้อวิชา พิจารณาจัดตามวัตถุประสงค์ของหัวข้อวิชา ความยากง่ายของหัวข้อวิชา และหลักการเรียนรู้ของผู้ใหญ่  จากนั้นจัดทำหนังสือประสานไปยังจังหวัดในพื้นที่บริการของศูนย์ศึกษาฯ ๘ จังหวัด ให้จังหวัดแจ้งกลุ่มเป้าหมายในการเตรียมความพร้อมสำหรับการฝึกอบรม โดยในหนังสือให้ระบุสิ่งที่ผู้นำชุมชนต้องเตรียมติดตัวมาด้วย เช่น เสื้อผ้าสวมใส่สำหรับ ๓ วัน ๒ คืน ชุดออกกำลังกาย ยารักษาโรค ระบุวัน/เวลาที่ดำเนินการฝึกอบรมให้ชัดเจน มีตารางฝึกอบรมแยกเป็นรายวิชาตลอดทั้ง ๓ วัน พร้อมแนบแผนที่/ข้อมูลการเดินทางมายังศูนย์ศึกษาฯให้ทราบด้วย จากนั้นให้มีการประสานงานกับจังหวัดเป็นการภายในอีกครั้ง เพื่อยืนยันการได้รับหนังสือ และทำความเข้าใจร่วมกับเจ้าหน้าที่ของจังหวัดเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายที่กรมฯได้กำหนดมาในตัวชี้วัด ที่ระบุไว้ตำบลละ ๒๐ คน ที่มีการแยกเป็นตำแหน่งต่างๆ โดยขอความร่วมมือให้คัดเลือกผู้นำชุมชนที่มีคุณสมบัติตรงตามที่กรมฯกำหนด และต้องมีการประสานงานกันอย่างสม่ำเสมอจนถึงช่วงฝึกอบรม

     ๕. เมื่อได้รับการจัดสรรงบประมาณโครงการฝึกอบรมมาจากกรมฯ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการสามารถดำเนินการขออนุมัติหลักการดำเนินงานโครงการได้ทันที โดยไม่ต้องรอเวลาให้ใกล้ช่วงของการจัดฝึกอบรม  การขออนุมัติโครงการให้เขียนภาพรวมของโครงการทั้งหมด โดยให้ครอบคลุมทุกกิจกรรมของโครงการที่จะต้องเนินการทั้งหมด อธิบายหลักการเหตุผล วัตถุประสงค์ของโครงการ กำหนดคุณสมบัติผู้เข้ารับการฝึกอบรม  จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม  ระยะเวลา กำหนดการฝึกอบรม สถานที่ฝึกอบรม   งบประมาณค่าใช้จ่าย รูปแบบ/กิจกรรมที่ใช้ในการฝึกอบรม  ผู้รับผิดชอบโครงการ และผลที่คาดว่าจะได้รับ หากมีโครงการที่กรมฯได้จัดทำไว้แล้ว สามารถนำมาปรับใช้เพื่อขออนุมัติโครงการกับผู้บังคับบัญชา  ส่วนสิ่งที่สำคัญที่สุดคือจะต้องมีหลักฐานที่ใช้ประกอบการขออนุมัติโครงการด้วย นั่นก็คือ รายละเอียดงบประมาณ หลังจากนั้นให้ทำหนังสือเสนอผู้มีอำนาจ (อธิบดี หัวหน้าส่วนราชการ) เพื่อลงนามและอนุมัติจัดโครงการ  ซึ่งในส่วนนี้ฝ่ายอำนวยการจะเป็นผู้รับผิดชอบในการขออนุมัติจัดและขอใช้เงิน

               ๖. หลังจากได้รับการอนุมัติให้จัดและอนุมัติให้ใช้เงินแล้ว ให้ผู้รับผิดชอบโครงการ ซึ่งเสมือนเป็นเลขานุการคณะทำงาน จัดทำร่างคำสั่งการปฏิบัติงาน โดยระบุขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรม เช่น เจ้าหน้าที่โครงการ ทีมวิทยากร วิทยากรเวรประจำวัน ทีมประเมินผล ทีมพัสดุและการเงิน ทีมเวรบริการ เป็นต้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการกำหนดหน้าที่ของแต่ละคนให้ชัดเจน ในขั้นตอนการเตรียมการก่อนดำเนินการฝึกอบรม  ขั้นตอนต่างๆ สามารถดำเนินการไปพร้อมกันได้  เช่น 

๖.๑ เตรียมการด้านวิชาการ  จัดประชุมทีมวิทยากรร่วมกันกำหนดว่าจะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดความรู้ ความเข้าใจ ทักษะ และทัศนคติ ในเรื่องอะไรบ้าง โดยเทคนิค และวิธีการอย่างใด และจะต้องใช้เวลามากน้อยเพียงใด รวมถึงการกำหนดกิจกรรมเสริมหลักสูตร เพื่อจะทำให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเกิดการเรียนรู้  จัดเตรียมเอกสารและรายละเอียดการฝึกอบรม ได้แก่ ประสานกรมฯเพื่อขอรับเอกสารประกอบการบรรยาย จัดทำสื่อประกอบการบรรยาย  Power Point,  DVD  ฯลฯ  ประวัติวิทยากร  ป้ายชื่อวิทยากร  จัดทำแบบประวัติผู้นำชุมชน จัดเตรียมกระเป๋าเอกสาร/อุปกรณ์สำหรับแจกผู้เข้าอบรม (เอกสารประกอบ แบบประวัติผู้นำฯ สมุดโน๊ต ปากกา ดินสอ)  จัดเตรียมวัสดุ/อุปกรณ์ที่ใช้ในการฝึกปฏิบัติหรือแบ่งกลุ่มอภิปราย/ฝึกปฏิบัติ (กระดาษฟริปชาร์ต ปากกาเคมี กระดาษกาวย่น) จัดทำแบบประเมินผลการฝึกอบรม/สัมมนา  และจัดทำประกาศนียบัตรสำหรับผู้ผ่านการฝึกอบรม

๖.๒ ด้านการบริหารจัดการ มีการประชุมทีมงานลูกจ้าง เพื่อสำรวจสถานที่ฝึกอบรม ซ่อมแซ ปรับปรุง ทำความสะอาดสถานที่ฝึกอบรม เช่น ห้องพัก ห้องอาหาร ห้องฝึกอบรม โรงอาหาร สถานที่ทำกิจกรรม  ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ จะต้องมีความพร้อม  ประสานกับฝ่ายอำนวยการในการขออนุมัติใช้รถยนต์ราชการ ทำและหนังสือขออนุมัติเงินยืมราชการ ในกรณีนี้การจัดเตรียมห้องพักได้มีการใช้อาคารราชพฤกษ์ ซึ่งถือว่าเป็นห้องพักใหม่ มีการปรับห้องพักให้รองรับจำนวน ๓๒ ห้อง พักได้ห้องละ ๓ คน โดยมีการแยกพัก คือ ชั้นบนเพศหญิง ชั้นล่างเพศชาย ดังนั้นจึงมีการเตรียมจัดทำแบบลงทะเบียนเข้าห้องพัก คือ การ์ดสีชมพูเพศหญิง การ์ดสีฟ้าเพศชาย สำหรับแจกให้ผู้เข้าอบรมจองเข้าพักในช่วงที่มีการฝึกอบรม และจัดทำป้ายบอกทางเส้นทางมายังสถานที่จัดฝึกอบรมให้มองเห็นเด่นชัดบริเวณหน้าศูนย์ศึกษาฯ

๖.๓ เตรียมความพร้อมด้านพิธีการ จัดทำคำกล่าวรายงานพิธีเปิดและพิธีปิด และจัดเตรียมไว้ให้พร้อมก่อนช่วงฝึกอบรม ซักซ้อม/ทำความเข้าใจกับทีมพิธีการเกี่ยวกับลำดับขั้นตอนในพิธีเปิด-ปิด กำหนดผู้ที่ทำหน้าที่พิธีกรภาคสนาม พิธีกรในงานพิธีการให้ชัดเจน และจัดเตรียมสื่อวีดีทัศน์ให้พร้อม รวมทั้งมอบหมายเจ้าหน้าที่ดูแลเครื่องเสียงในห้องที่ใช้ฝึกอบรม  ในกรณีที่เชิญผู้บริหารกรมฯมาเป็นประธานให้ทำหนังสือเชิญ พร้อมแนบคำกล่าวประธานในพิธี และกำหนดการที่ชัดเจน

          ๗. ในการฝึกอบรม ส่วนใหญ่จะมีการดำเนินโครงการต่อเนื่องติดต่อกันเป็นเวลานาน บางครั้งจะมีการฝึกอบรมในช่วงวันจันทร์-วันเสาร์ติดต่อกันหลายสัปดาห์ ทำให้ต้องมีการแบ่งหน้าที่ผู้รับผิดชอบตามหน้าที่ต่างๆในคำสั่ง ดังนั้นก่อนเริ่มดำเนินโครงการ ๑ - ๒ วัน จะต้องมีการประชุมเพื่อเตรียมความพร้อมครั้งสุดท้าย เพื่อทำความเข้าใจในการปฏิบัติงาน โดยยึดคำสั่งปฏิบัติหน้าที่โครงการเป็นหลัก และมีการจัดทำตารางแบ่งงาน/ภาระหน้าที่ เพื่อให้แต่ละคนรับรู้ร่วมกัน หากมีการประสานงานจากผู้เข้าอบรมจะได้มีข้อมูลในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตางรางแบ่งงาน/ภาระหน้าที่ ดังตัวอย่าง                

กิจกรรม	ผู้รับผิดชอบ	วัสดุอุปกรณ์/สิ่งของ
รับลงทะเบียน/จัดทำแบบประวัติ/แจกกระเป๋าอบรม	น.ส.นภัทร โชติเกษม	แฟ้มเซ็นชื่อลงทะเบียน
แบบประเมินโครงการ/รวบรวมสรุปข้อมูลวิชาการ	นายณัฐวุฒิ เหมากระโทก	ฟริปชาร์ต ปากกา
พิธีกรประจำวัน/วิทยากรนำกิจกรรมเสริมหลักสูตร	วิทยากรเวรประจำวัน	เอกสาร กำหนดการ

บทสรุป

การจัดฝึกอบรมที่ดีและมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีการวางแผนการดำเนินงานอย่างละเอียดในทุกขั้นตอน และในฐานะเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ จำเป็นต้องแจงรายละเอียดของงานทั้งหมด เพราะยิ่งสามารถแจกแจงได้ละเอียดเท่าไร ก็ช่วยให้การวางแผนจัดการและกำกับติดตามงานได้ดีเท่านั้น เมื่อเราทำการแจกแจงงานต่าง ๆ ที่จะต้องดำเนินงานเรียบร้อยแล้ว จึงนำงานเหล่านั้นมาจัดลำดับก่อน-หลัง เพื่อจะได้ทราบว่างานใดจำเป็นต้องดำเนินการก่อน งานใดที่สามารถดำเนินการไปพร้อมกับงานใดและงานใดจำเป็นต้องรอให้งานอื่นเสร็จเรียบร้อยก่อนจึงดำเนินการได้เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านการฝึกอบรมลุล่วงไปด้วยดี และเป็นมาตรฐานเดียวกันภายในศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชน  ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องมีความเข้าใจกระบวนงานการดำเนินการจัดฝึกอบรมที่ชัดเจน 

จากการดำเนินโครงการฝึกอบรมหลักสูตรผู้นำการพัฒนา ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมก่อนการฝึกอบรมมีความจำเป็นอย่างยิ่ง สามารถเป็นตัวกำหนดว่าโครงการจะประสบความสำเร็จหรือไม่ ผลที่ได้รับจากการดำเนินกิจกรรมตามขั้นตอนที่ผู้เขียนได้อธิบาย สามารถบริหารโครงการฝึกอบรมให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของตัวชี้วัดโครงการได้  ซึ่งหากพบปัญหาที่เกิดขึ้นในช่วงที่ฝึกอบรม เจ้าหน้าที่โครงการจะสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว สร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าอบรมได้ ส่งผลให้ผลการประเมินโครงการในภาพรวมอยู่ในระดับ “มากที่สุด”